Modelo Contrato Procesamiento Datos Personales o Contrato Encargado Tratamiento (Actualizado 2024)

 

1. ¿Qué es un contrato de encargado de tratamiento?

➡️ El contrato de encargado de tratamiento de datos es un documento que regula la relación entre el responsable del tratamiento y el encargado del tratamiento, así como sus respectivas obligaciones en cuanto a la protección de los datos personales. En este contrato se establecen los requisitos que el encargado debe cumplir, según lo indicado por el responsable, lo que abarca aspectos como:

1. Las medidas de seguridad a implementar.
2. El cumplimiento del deber de confidencialidad.
3. Lo relativo a la subcontratación de un subencargado.
4. El destino de los datos una vez finalizado el servicio.
5. La obligación de informar al responsable del tratamiento en caso de algún incidente.
6. Etc.

2. Diferencias entre el Responsable del Tratamiento y el Encargado del Tratamiento

Según lo establecido en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), el responsable del tratamiento es la persona física o jurídica, entidad u organismo que, por sí solo o junto con otros, determina los fines y medios del tratamiento de los datos personales. Es decir, debe informar a los titulares de los datos acerca de la finalidad del tratamiento y los métodos utilizados para ello, así como sobre la posible cesión de sus datos a terceros. En cambio, el encargado del tratamiento es aquel que realiza el tratamiento de los datos personales en nombre y por cuenta del responsable, siguiendo sus directrices y usando los medios que este ha establecido. Además, debe prestar asistencia al responsable para garantizar el cumplimiento de las obligaciones en materia de protección de datos. ❗ Para cumplir con las exigencias del RGPD, el responsable debe firmar con cada uno de sus encargados del tratamiento un contrato que garantice la implantación de las medidas técnicas y organizativas necesarias para proteger los datos personales.

3. Finalidad del contrato de encargado de tratamiento

➡️ El contrato de encargado de tratamiento de datos tiene como propósito establecer las condiciones bajo las cuales el encargado del tratamiento efectuará el procesamiento de datos personales en nombre del responsable durante la prestación de los servicios contratados. Este contrato permite que el encargado tenga acceso a los ficheros que contienen información personal para poder llevar a cabo los servicios contratados, pero siempre bajo la supervisión y control del responsable del tratamiento. De esta manera, se asegura que se cumplan los usos y objetivos del tratamiento de datos establecidos por el responsable.

4. Cláusulas esenciales en un contrato de encargado de tratamiento

El contrato de encargado de tratamiento de datos tiene las siguientes cláusulas imprescindibles que establecen las obligaciones y responsabilidades, tanto del responsable como del encargado del tratamiento.

a) Obligaciones y responsabilidades del encargado de tratamiento

El encargado del tratamiento tiene la obligación de cumplir con, entre otras, las siguientes obligaciones:

• Tratar los datos personales de acuerdo con las instrucciones del responsable del tratamiento y cumplir con las leyes y regulaciones aplicables de protección de datos.
• Garantizar la confidencialidad y seguridad de los datos personales.
• Destruir o devolver los datos personales cuando haya finalizado el contrato con el responsable del tratamiento.
• Notificar al responsable del tratamiento en caso de una posible violación de seguridad de los datos personales.

b) Duración y terminación del acuerdo

El contrato de encargado será vigente mientras el encargado de tratamiento siga prestando sus servicios al responsable del tratamiento.

c) Confidencialidad

El encargado de tratamiento está sujeto a un estricto acuerdo de confidencialidad y a un deber de secreto. En concreto, está prohibida la transmisión o cesión de datos a terceros no autorizados durante el periodo contractual. Además, cabe señalar que esta restricción suele persistir incluso tras la conclusión de la relación contractual entre las partes mencionadas.

d) Medidas de seguridad y protección de los datos

El contrato de encargado de tratamiento también especifica las medidas técnicas y organizativas que debe aplicar el encargado del tratamiento para garantizar la seguridad e integridad de los datos.

e) Subcontratación

Asimismo, se establecen los mecanismos para que el encargado pueda subcontratar a otra persona para el tratamiento de datos, aunque esto requiere, de acuerdo con el Reglamento General de Protección de Datos, la autorización expresa del responsable del tratamiento.

f) Derechos de los interesados

El contrato también indica la manera en que los interesados pueden ejercer sus derechos de acceso, rectificación, limitación, oposición, supresión (“derecho al olvido”), portabilidad y oposición al tratamiento de decisiones automatizadas.

g) Deber de cooperación

➡️ De conformidad con lo dispuesto en el artículo 28.3/e del RGPD, el responsable del tratamiento de datos prestará toda la asistencia posible al encargado de tratamiento designado, teniendo en cuenta las complejidades que entraña el tratamiento de datos, mediante las medidas técnicas y organizativas adecuadas. El objetivo de esta cooperación es garantizar que este último pueda cumplir con su obligación de atender las solicitudes destinadas a facilitar el ejercicio de los derechos de los interesados.

h) Destino de los datos una vez finalizado el contrato

El acuerdo contractual entre el responsable del tratamiento y el encargado del tratamiento debe incluir un plan claramente establecido para la disposición de los datos una vez finalizada la relación comercial. ➡️ De conformidad con el artículo 28.3/g del RGPD, el encargado del tratamiento está obligado a suprimir o devolver todos los datos personales tras la conclusión de los servicios de tratamiento, y debe eliminar cualquier copia restante a menos que el Derecho de la Unión o de los Estados miembros exija la conservación de dicha información. El encargado del tratamiento podrá conservar una copia de los datos bloqueada de forma segura a efectos de resolver posibles litigios o reclamaciones legales que puedan derivarse de la relación contractual.

i) Auditorías o inspecciones

Conforme a lo dispuesto en el artículo 28.3/h del RGPD, el contrato del encargado del tratamiento conllevará el deber de facilitar al responsable del tratamiento el acceso a toda la información necesaria para verificar el cumplimiento de las disposiciones previstas en el RGPD y en la LOPDGDD. Asimismo, el encargado del tratamiento facilitará y participará en las auditorías e inspecciones realizadas por el responsable o por un auditor autorizado, incluida la AEPD (Agencia Española de Protección de Datos). Estas obligaciones ponen de manifiesto la responsabilidad del encargado del tratamiento de garantizar la transparencia y la responsabilidad en el tratamiento de los datos personales, de acuerdo con los más altos estándares profesionales.

5. ¿Qué sucede en caso de incumplimiento por parte del encargado de tratamiento?

En caso de incumplimiento por parte del encargado de tratamiento, es posible que se apliquen sanciones administrativas y/o multas por parte de las autoridades de control, como la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). ❗ Además, el incumplimiento por parte del encargado de tratamiento puede generar responsabilidades civiles y penales para el responsable del tratamiento, quien es el responsable final de garantizar el cumplimiento de la normativa de protección de datos. Es importante tener en cuenta que el incumplimiento del encargado de tratamiento puede generar daños a los titulares de los datos personales, como la pérdida de confidencialidad o la vulneración de sus derechos. Por lo tanto, es crucial que el responsable del tratamiento tome las medidas necesarias para garantizar el cumplimiento del encargado de tratamiento y evitar cualquier incumplimiento de la normativa de protección de datos.

6. Acuerdo de confidencialidad para empleados: ¿Qué es?

➡️ El contrato de confidencialidad es un acuerdo muy importante que se establece entre la empresa y sus trabajadores. En esencia, este acuerdo implica que los empleados tienen la responsabilidad de guardar en secreto toda la información confidencial que manejen en el desempeño de sus funciones. Es decir, los trabajadores tienen la obligación de no divulgar información que pudiera ser considerada confidencial, tales como secretos comerciales, información de clientes o desarrollos de productos. Esto incluye tanto información escrita como verbal. Es importante destacar que el objetivo del acuerdo de confidencialidad es garantizar la protección de los intereses de la empresa y la privacidad de sus clientes y empleados. Por lo tanto, si eres trabajador de una empresa, es fundamental que cumplas con este acuerdo y mantengas la confidencialidad de la información que manejas.

6.1. ¿Por qué es fundamental firmar un compromiso de confidencialidad para empleados?

➡️ Es importante que las empresas hagan firmar a sus empleados un contrato de confidencialidad porque es una medida necesaria para proteger la privacidad y seguridad de la información que manejan. La Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) y el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) imponen una serie de obligaciones a las empresas con el fin de salvaguardar la protección de los datos personales de sus clientes y empleados. En este sentido, una de las obligaciones más importantes que prevé la normativa sobre protección de datos, es la de asegurar que los datos personales sean tratados de manera confidencial y segura, y que solo sean accesibles por personal autorizado. Por tanto, la firma de un acuerdo de confidencialidad especialmente diseñado para los trabajadores es una herramienta fundamental para asegurar que los empleados entiendan y cumplan con esta obligación. Además, la LOPD y el RGPD establecen sanciones y multas significativas para las empresas que incumplen las normas de protección de datos. Si se produce una filtración o pérdida de información confidencial, la empresa puede enfrentarse a graves consecuencias legales y daños reputacionales. En resumen, firmar un contrato de confidencialidad es crucial para garantizar el cumplimiento de las obligaciones establecidas por la LOPD y el RGPD, y proteger la privacidad y seguridad de la información que maneja la empresa.

6.2. ¿Deberán todos los trabajadores firmar un acuerdo de confidencialidad para trabajadores?

➡️ Es esencial que todo el personal de una empresa, incluyendo a los trabajadores temporales y en prácticas, firme el acuerdo de confidencialidad. De esta manera, se asegura que todos los que tengan acceso a información confidencial y a datos personales, como datos de clientes, datos de trabajadores, planes de negocio y estrategias de marketing, comprendan la importancia de mantener la confidencialidad y se comprometan a respetarla. Es importante destacar que el acuerdo de confidencialidad no solo se aplica durante el tiempo que los empleados trabajen en la empresa, sino que también se extiende después de que finalice su relación laboral. Por lo tanto, es fundamental que todos los trabajadores comprendan la importancia de proteger la información confidencial y los datos personales de los que han sido conocedores incluso después de haber dejado la empresa.

6.3. Consecuencias del incumplimiento de un acuerdo de confidencialidad para empleados

Es relevante entender las consecuencias del incumplimiento de un acuerdo de confidencialidad para trabajadores, ya que esto puede tener graves implicaciones tanto para los trabajadores como para la empresa. ❗ En caso de que el incumplimiento tenga lugar durante la relación laboral del trabajador con la empresa, la compañía está facultada para tomar medidas disciplinarias y solicitar una compensación por los daños causados. En casos más graves, incluso puede llevar a un despido disciplinario sin indemnización. Por otro lado, si el incumplimiento ocurre después de finalizar la relación laboral, la empresa puede presentar una demanda por daños y perjuicios. Es importante tener en cuenta que la reciente Ley 1/2019, de 20 de febrero, de Secretos Empresariales, establece una protección especial para la información que se califica como «secreto empresarial». En resumen, el incumplimiento de las cláusulas de confidencialidad puede tener graves consecuencias tanto para los trabajadores como para la empresa. Por lo tanto, es crucial que los empleados comprendan la importancia de cumplir con estas cláusulas y proteger la información confidencial de la empresa.

6.4. Elementos esenciales en un compromiso de confidencialidad para trabajadores

Un compromiso de confidencialidad debe incluir varios elementos esenciales para ser considerado válido. Estos incluyen: ✅ La definición clara de lo que se considera información confidencial. ✅ El plazo en el cual el compromiso de confidencialidad es válido. ✅ Cláusula relacionada con la vigilancia y control por parte del empresario. ✅ Las consecuencias legales del incumplimiento del compromiso. ✅ La obligación del empleado de proteger la información confidencial de la empresa incluso después de dejar la empresa. ✅ Cláusula relativa a la propiedad intelectual de la empresa.

Valoraciones

Deja tu opinión